Управления знаниями

Ключевым моментом управления знаниями в компании является процесс перемещения информации внутри нее. Дело в том, что вся информация всегда ходит кругами. Это может быть как стихийное, так и осознанное перемещение.

Стихийное перемещение означает, что сотрудники компании сами друг у друга всё спрашивают, пытаются самостоятельно создать инструкции и чек-листы и делятся ими между собой. К сожалению, в этом случае о системности и речи быть не может. Все дело в том, что большая информации и созданных записей и не выходит за рамки переписки нескольких сотрудников, либо теряется вовсе.

Осознанный и систематический подход к управлению знаниями означает, что все, даже скрытые знания сотрудников записываются и сохраняются внутри компании. Кроме того, все эти документы потом довольно легко найти в то время, когда они будут особенно необходимы.

С помощью управления знаниями в компании можно создать эффективную систему для сбора и передачи знаний, которая будет соответствовать всем целям и направлениям деятельности компании бизнеса.

Где же сосредоточены знания компании?

Поговорим о том, как же можно использовать все имеющиеся в компании знания. Во всех компаниях существует три типа знаний:

• явные — их берут из различных документов и инструкций;

• неявные — это новый опыт сотрудников, которые интуитивно могут быть понятны каждому;

• тактические — это либо интуитивные знания, либо те, которые приобретаются сотрудником на собственном опыте.

Все вышеуказанные знания обычно в компании соединены между собой и так образуют индивидуальную «память компании». А вот задача системы управления знаниями заключается в том, чтобы как раз сделать так, чтобы эти знания стали доступны всем. Чаще всего для этих целей компании создают единую базу знаний для всех сотрудников, на одной платформе, используя много локальных решений.

А кто это будет делать?

Для управления знаниями в компаниях существует такой специалист, как knowledge manager. Это профессионал, который может на практике использовать все имеющиеся у работников компании навыки сотрудников и извлекать пользу из них.

Данные специалисты нужны в компании для определения:

• эффективных способов фиксации имеющихся знаний, которых в компании обычно бывает много;

• инструментов, которые будут обладать высокой эффективностью;

• какие эксперты в компании обладают необходимыми навыками и познаниями;

• каким образом правильно задокументировать всю информацию так, чтобы она была доступна и понятна всем работникам.

И затем уже эти менеджеры самостоятельно внедряют все новые процессы в компании.

Эту роль чаще всего в маленьких компаниях берет на себя сам собственник или же топ-менеджер. По сути, задача состоит в том, чтобы выделить деятельность по управлению знаниями как основополагающую из общего ряда всех дополнительных обязанностей. Поднимая уровень своих знаний, даже непрофессионал в компании сможет добиться неплохих результатов.

Когда управление знаниями бывает неэффективным

При этом многие компании считают, что достаточно создать базу знаний и проблема с квалификацией персонала точно будет решена. Однако, база знаний лишь вспомогательный инструмент. Все дело в том, что ее формируют сотрудники. А вот способность фиксировать неявные знания у нее сама по себе отсутствует.

Также не стоит делать из базы знаний компании вторую википедию или бездумно копировать в нее все документы и инструкции. Компания должна осознавать свои ресурсы и величину и иметь представление о том, сколько же ее сотрудникам потребуется знаний. При этом, не обязательно все создавать “с нуля”. В наше время для того, чтобы внедрять эффективную систему управления знаниями можно использовать и готовые решения.

Каким образом управление знаниями поможет компании

Эффективное управление знаниями помогает компаниям следующим образом:

• снижает их затраты на техническую поддержку;

• помогает из новичков вырастить квалифицированных специалистов;

• с ее помощью можно значительно сократить время онбординга новичка;

• персоналу будет легче разобраться в инструкциях и ликвидировать все противоречия;

• двое сотрудников компании, работающих над проектом, не будут решать одну и ту же задачу одновременно.